martes, 19 de febrero de 2008

Sistema de Automatización de Mandarin para clasificar, catalogar y preparar inventario.

Procedimiento para importar libros de la biblioteca del Congreso-

La biblioteca del Congreso le permite bajar registros gratuitamente. Para que el proceso sea más efectivo tiene que bajar de la internet un programa llamado Mozilla Firefox. www.google.com.pr/firefox.

1-Una vez baje el file Mozilla Firefox en el desktop de su computadora, conéctese dando doble clic al icono de Mozilla. En la pantalla escriba la siguiente dirección:www.loc.gov.

A-Aparecerá "The Library of Congress" selecione "Library Catalogs"
B-Aparecerá el Catálogo de la Biblioteca del Congreso
C-De doble clic en "Basic Search". Seleccione el tipo de búsqueda que desee realizar por título, autor, materia ect.
D-En el search text: escriba el título del libro que desea buscar oprima "Begin Search".
E-Aparecerán los titulos de los libros que están disponibles. Seleccione el que usted desee.
F-Seleccione "Brief Record" o "Full record" para que constate que es el libro que usted está interesado.
G-En la parte de abajo aparecerá una pantalla le da la opción de guardarlo imprimirlo o enviarlo por email. En "Select Download Format: Seleccione "Marc (non-Unico/marc-8)" Oprima "Press to save or Print".
H-Aprecerá una pantalla oprima "Save File"
I-Aparecerá una pantalla que le indicará que el registro será bajado al Desktop

2-Abra el modulo de catalogación de M3
a-Verifique que este trabajndo con la base de datos de su biblioteca archivo, cambiar base de datos, seleccionar library
b-Una vez verificado valla a: archivo, importar, registro bibliográfico
c-Localice el archivo que exportó en el (Desktop) y abralo.

1-Elija siguiente
2-En la proxima ventana siguiente
3-En la proxima elija la opción asignar a grupo, área en que va a colocar el registro
4-Presione finalizar. Esto indica el proceso de importación hasta terminar. Al preguntar si desea ver el informe diga que no.
5-Una vez importado de un clic encima del registro para que haga las correciones necesarias al mismo.
6-Luego cree el ejemplar y oprima guardar.

Algunos registros no tienen creado el campo 852 y los subcampos a, h, k y el l si desea que aparezca el año.

De ser asi tiene que crearlos;

a.De un clic con la parte derecha de el Mouse
b.Seleccione insertar campo, elija el 852, puede escribirlo en el cuadro en blanco
c.Automaticamente aparecerá la pantalla para que seleccione el subcampo, elija el a.
d.El sistema lo llevará nuevamente al campo 852. De un clic con la parte derecha del mouse dentro del área blanca del campo
e.Seleccione insertar subcampo, elija subcampo h y siga el mismo proceso para insertar los subcampos; i, k y l si quiere que le aparezca el año del libro. Si el registro no la tiene hay que crearla. Procedimiento para imprimir códigos de barra para libros
1-En la pantalla de Windows ir a Star
a. Seleccionar "Programs"
b.Seleccionar "Mandarin M3"
c.Seleccionar "Utilities"
d.Seleccionar "Barcode Labels"

A.Escriba el nombre de la escuela en el cuadro donde dice "Library Name"
B.De un "clic en el primer cuadro dentro de la tabla escriba la abreviatura de su escuela. Comenzando con BE, Pueblo, Siglas de la escuela, cinco o y un 1 oprima "Create". Ejemplo: BEPOEMH000001
El sistema creará los códigos de barra con numeración del 1 al 30

Oprima "Print" para que el sistema le muestre los códigos de barra creados verifique estén bien. Puede ver el tamaño de los códigos oprimiendo los cuadros que aparecen a la derecha del icono del "printer" y luego oprima el icono del "Printer" que aparece en el extremo izquierdo de la pantalla para imprimir los códigos de barra.
Para continuar creando códigos de barra oprima "clear" o borre los últimos dos dígitos del primer código y escriba los dígitos que siguen y oprima "Create"
Ejemplo: BEPOEMH000031

Módulo de Catalogación
Luego de trabajar con el Editor de Grupos, el sistema M3 está listo para comenzar a catalogar, se crearán los registros bibliográficos de los diferentes materiales y adémas se entra la información personal de los usuarios. Dicho proceso se describe a continuación:
1.Creación de un registro bibliográfico
a.Ir a archivo seleccionar Nuevo y "Registro bibliográfico"
b.Aparecerá una pantalla; seleccionar "libro corto"
c.LLenar los campos con la información apropiada dando un "clic" en las áreas blancas dentro de cada campo.

Campos a llenar en la Plantilla del Registro Bibliográfico

Campo- 040a 040b definición- Agencia o catalogador

Campo-100a definición-autor

Campo-100d definición-Fechas asociadas con el autor

Campo-245a definición-Título

Campo-245b definición-Sub-Título

Campo-245c definición-Mención de responsabilidad

Campo-250a definición-Edición

Campo-260a definición-Lugar de Publicación

Campo-260b definición-Casa Publicadora

Campo-260c definición-Fecha de Publicación

Campo-300a definición-Paginación

Campo-300b definición-Características físicas

Campo-440a definición-Mención de serie

Campo-500a definición -Nota general

Campo-505a definición-Nota de contenido

Campo-650a definición-Materia general

Campo-650x definición-Subdivisión de materia

Campo-700a definición-Entrada secondaria de autor

Campo-852a definición-Siglas de la biblioteca

Campo-852h definición-Dewey o Clasificación

Campo-852i definición-Cutter

Campo-852k definición-Colección o área: REF, PR, etc.

Nota: Se deben llenar todos los campos, si no tiene la información correspondiente a un campo lo puede llenar luego, esto no afecta la catalogación.

d. Una vez entrada toda la información en la plantilla fijese que haya un punto en "Crear Ejemplar" en la parte derecha de la pantalla. Oprimir "Guardar"

e. Aparecerá una pantalla seleccione "Ejemplar" y oprima "ok"

f.Plantilla de ejemplares



Campo-852a Definición-Codigo asignado a la biblioteca Ejemplo:BEPOEMH

Campo-852h Definición-Número de clasificación Ejemplo:305.2

Campo-852i Definición-Cutter Ejemplo:JON

Campo-852k Definición-Colección o área: CIR, REF, PR, RES, JUV,PROF, etc Ejemplo: REF

Campo-852m Definición-Número de volumen Ejemplo: v.2

Campo-852t Definición-Número de copia Ejemplo: c.2

Campo-852p Definición-Código de barras Ejemplo: BEPOEMH000001

Campo-991a Definición-Información de Grupo Ejemplo:Colección General

g.Una vez entrada la información de la plantilla de ejemplar
-Si va crear más ejemplares marque "Duplicar" y oprima "Guardar"
-Debe asignar un número de código de barra en el campo 852a a cada ejemplar creado.
-Si no va crear más ejemplares fijese que el punto este en la opción "Cerrar" y oprimir "Guardar" para evitar que se dupliquen los ejemplares .

1.Editar registro o ejemplar ya creado antes de cerrar la plantilla

-De un "clic" encima del registro o ejemplar, aparecerá la plantilla.

-Hacer los arreglos, fijese que el punto esté en "Cerrar" y oprimir "Guardar"

2-Creación un registro de Usuario

a. Llenar los campos dando un "Clic" en las áreas blancas dentro de cada campo.

Campos que deben ser llenados en la plantilla del Usuario

Campo-100a definición-Nombre

Campo-100b definición-Segundo nombre

Campo-100c definición-Apellidos

Campo-110a definición-Dirección

Campo-110b definición-Ciudad

Campo-110c definición-Estado

Campo-110d definición-País

Campo-110e definición-Código Postal

Campo-120a definición-Teléfono

Campo-120b definición-Fax

Campo-120c definición-Correo eléctronico

Campo-852a definición-Localización

Campo-852o definición-Nombre de la entrada

Campo-852p definición-Código de barras

Campo-852q definición-Contraseña

Campo-991a definición-Información de grupo

*Si el usuario no es bibliotecario no llene los campos 852o y el 852q.

b. Una vez entrada toda la información en la plantilla fijese que haya un punto en"cerrar" y oprimir "guardar"

3.Editando o buscando un Registro de Recurso: ir a "editar" Seleccionar "Buscar"

a.Aparecerá una pantalla

1. Escribir correctamente el título del libro que desea buscar en el espacio debajo del título oprimir "Buscar"

b.Aparecerá una pantalla conteniendo el resgitro ya creado.

c.Editando un Recurso

1.Para abrirlo dar un "Clic" en el Recurso que desea editar.

2.En la plantilla del bibliográfico hacer los cambios que se desean, verificar que el punto esté en "Cerrar y oprimir "Guardar".

3.Utilizar el mismo procedimiento para editar la plantilla de Ejemplares de un recurso.

4.Editando o buscando un Registro de Usuario : Ir a "editar" Seleccionar "buscar"

a.Aparecerá una pantalla

1.Escribir correctamente los apellidos y el nombre del usuario que desea buscar en el espacio debajo Apellidos y oprimir "buscar"

b.Aparecerá una pantalla conteniendo el registro ya creado.

c.Editando un Registro de Usuario

1. Para abrirlo dar un "clic" en el resgistro de usuario que desea editar.

2.En la plantilla hacer los cambios que se desean, verificar que el punto esté en "Cerrar y oprimir "guardar".

Módulo "Report Tool" Informes

El módulo de "Report Toll" (informes) genera informes de muchos tipos: lista de materiales, lista de usuarios, lista de transaciones, lista de equipos, Informes estadísticos entre otros. Los informes están organizados en carpetas por categorias según el tipo de informe. Entre los informes o formatos más utilizados se encuentran:

a)Etiquetas del lomo, "Spine labels"

b)Transaciones realizadas en la biblioteca (prestamos de libros, vencimientos, deudas, cartas de reclamo)

c)Listas (usuarios, maetriales, equipos)

d)Estadísticas de utilización

1.Como aaceder a un informe existente

a.Abra la carpeta de M3 localizada en el "desktop"

b.Seleccione y abra el módulo "Report Tool"

c.Seleccione "File", luego "open" o presione sobre el icono de carpeta.

d.Aparecerá una pantalla pequeña que presenta las diferentes carpetas por categorias.

e.Seleccione y abra la carpeta que contiene los informes que se interesan ejemplo "Cards & Labels".

f.Seleccione el informe que interesa ejecutar y ábralo

Ejemplo: Crear las etiquetas del lomo para libros: "Label-Spine (item 1x1.5 for Selected Date or Range"

g.Aparecerá una pantalla seleccione "library"

h.Aparecerá el informe de esta manera. 1. para ver el informe oprima el icono de print preview (papel con la lupa) que aparece al lado del icono printer

I.Aparecerá una pantalla para que entre la fecha desde la cual usted desea generar el informe.

1.Comienze con dos dígitos para el año para el día ejemplo: 070130 Oprima "Ok"

2-Luego escriba la fecha en que desee finalize el informe Ejemplo: 070330 Oprima OK

3-Aparecerá una pantalla seleccione "library. Notará en la parte inferior izquierda un mensaje "Query Executing" ésto indica que se esta generando el informe.

J. Ejemplo de como aparecerá el informe de las etiquetas para el lomo de los libros. El sistema generará la cantidad de etiquetas dependiendo de la cantidad de libros catalogados durante el periodo que usted indique para hacer el informe.

Para imprimir el informe

Seleccione "file" y "print" o presione sobre el icono de "Printer". Si desea ordenar algún informe que no esté incluido localmente, vaya a: http://www.mlassolutions.com/reports/request.htm

Modulo Editor de Grupos

Toda biblioteca necesita establecer las políticas de circulación tanto para los materiales que se prestan como para los usuarios a esos efectos el sistema mandarin 3 desarollo el módulo "Editor de Grupos" en donde se establecen las políticas mencionadas. El "editor de grupos" es el módulo base para el funcionamiento apropiado de todo el sistema M3. Por tal motivo es el primero que se trabaja antes de utilizar los otros módulos que componen el sistema. A continuación se describe como trabajar el mismo.

1.En base de datos "Library" (ubicado parte superior derecha de la pantalla)

1. Crear grupo de usuario

a.En la pantalla de módulo seleccione "Nuevo" y luego seleccione "Usuarios" oprimiendo "Ok"

b.Seleccione con un ("clic") en el sombreado de color amarillo o el botón "editar" a la derecha para abrir la pantalla que corresponde al grupo nuevo.

c.Poner el nombre del grupo Ejemplo: Estudiantes, Facultad, Administradores Escolares, Padres y Comunidad.

d.Describir el tipo de grupo y oprimir "Aplicar" Ejemplo: Estudiantes de la esc. Luis Muñoz Rivera

2. Asignar las políticas de préstamo y privilegios a un grupo de usuarios ya creado de la biblioteca.

a.Seleccionar y abrir la pantalla del grupo

b.Seleccionar de la barra superior en la pantalla la política y privilegios a asignar.

c.Asignar la política y privilegios y en la barra inferior, oprimir "Aplicar"

3. Crear un grupo de recursos o colecciones

a.En la pantalla del módulo seleccione "Nuevo" y luego seleccione "Recursos".

b.Seleccione ("clic") en el sombreado de color amarillo o el botón "Editar" a la derecha para abrir la pantalla que corresponde al grupo nuevo.

c.Poner el nombre del grupo:

Grupos

1.Colección General, Referencia, Coelcción de PR, Audio Visual, Colección Profesional

d.Describir el tipo de grupo Ejemplo: Colección General:Libros que circulan fuera de la biblioteca por x dias.

4.Asignar las políticas de uso a un grupo de recuroso de la biblioteca

a.Seleccionar y abrir la pantalla de grupo

b-Seleccionar de la barra superior en la pantalla la política y privilegios a asignar

c-Asignar la política y privilegios y en la barra inferior, oprimir "Aplicar" Ejemplo: Si circula por hora, por día, no circulan, número días que se van a prestar y número de veces que se pueden renovar.

5.Crear un grupo de "Colección Especial: Si aplica a la biblioteca. Siga el mismo procedimiento anterior.

a.En la pantalla del modulo seleccione "Nuevo" y luego seleccione "Colección Especial"

b.Seleccione en el sombreado de color amarillo para abrir la pantalla que corresponde al grupo nuevo

c. Poner el nombre del Grupo

d.Describir el tipo de seguro

6.Asignar las políticas de uso a un grupo de "Colección Especial" si aplica a la biblioteca

a.Seleccionar y abrir la pantalla del grupo

b.Seleccionar de la barra superior en la pantalla la política y privilegios a asignar.

c.Asignar la política y privilegios y en la barra inferior, oprimir "Aplicar"

7.Modificar un grupo ya creado

a.Seleccionar el grupo que interesa modificar, oprimir "Editar"

b.En la pantalla del grupo, seleccionar en la barra superior la política o privilegios que interesa modificar.

c.Realizar cambios y en la barra inferior oprimir "Aplicar".

8.Mover los miembros asignados a un grupo de usuarios o recursos hacia otro grupo

a.Seleccionar el grupo recurso o usuario desde donde se moverá el miembro, oprimir "Editar"

b.Seleccionar en la barra superior la opción "Miembros"

c.En pantalla de miembros marcar el miembro (s) que interesa mover oprimir "Mover" (botón que está en la parte inferior izquierda)

d.Seleccionar el grupo de recurso a donde se moverá, oprimir "Mover"

9.Eliminar un grupo (Usuarios, Recursos, Colección Especial) *Importante: El sistema no permite que un grupo que tiene miembros asignados sea elliminado.

*El grupo denominado Administrador o Administradores no debe ser alterado. Este es el grupo de administración de la biblioteca. Este grupo es exclusivo para los bibliotecarios.

a.Mover los miembros a otro grupo ya creado

b.Una vez este vacio el grupo, marcar y oprimir el botón "Borrar"

10.Obtener información sobre los miembros que forman un grupo *Usuarios

a.Seleccionar el grupo usuario interesado,

b.Oprimir el botón "Editar"

c.Seleccionar en la parte superior la opción "Miembros"

11.Obtener información sobre los miembros que forman un grupo; *Recursos o colecciones

a.Seleccionar el grupo de recurso interesado,

b.Oprmir el botón "Editar"

c.Seleccionar el botón "Miembros"

II. Crear un grupo de Equipo (televisores, videograbadora, computadora etc.)

Pantalla superior derecha cambiar base de datos de Library a Equipo.

Una vez seleccionado la base de datos de equipo.

a.Oprimir "Nuevo" y Seleccionar "Grupo de Recurso"

b.Poner el nombre del grupo

c.Describir el grupo luego oprimir "Aplicar"

Ejemplo: Equipo Televisores, Computadoras, mesas, sillas etc.

3.Asignar políticas de uso de equipo.

a.Seguir el mismo procedimiento de asignar políticas a recursos

b.Una vez establecidas las políticas oprimir "Aplicar"









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